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問い合わせ対応BOT「Ticket Tool」の使い方【Discordコミュニティ運用術・実践編8】

「Discordコミュニティ運用術」の第19回(実践編8)は、Discordコミュニティに問い合わせフォームを設置できるBOT「Ticket Tool」の使い方を紹介します。

問い合わせ対応に便利なBOTを紹介!

総合コミュニティの問い合わせ対応に役立つ、DMを使わずに個別のやり取りができるBOT「Ticket Tool」。

かなり便利なので、気になる人は使ってみてください。BOTの基本が分からないという人は、以下のマニュアルを先に読んでおきましょう。

Ticket Tool(チケットツール)とは?

公式サイト https://tickettool.xyz/
小隊URL ※Ticket Toolの招待は、公式サイトの「Bot Invite」を自分でクリックする必要があります※

チャンネル内に「問い合わせフォーム」を設置して、ユーザーが依頼を出すと、スタッフとユーザーが個別でやり取りできるプライベートチャンネルを作ってくれるBOT。

このBOTの便利なところは、サーバー内だけですべてのやり取りができるのと、ひとつの問い合わせに対して複数人で対応できるところ。

フォームの設置も簡単なので、DMでのやり取りを避けたい人におすすめのBOTです。

問い合わせフォームの使い方

「Ticket Tool」で問い合わせフォームを作成すると、指定したチャンネルに次のようなチャットを投稿できます。

ユーザーが📩を押すと、そのユーザーと、指定したロールを持っている人だけが見られるチケット(プライベートチャンネル)が作成されます。

プライベートチャンネルができたら、ここに問い合わせ内容を記載してもらって、ロール持ちのスタッフの誰かがチャットで対応します。

やり取りが完了したら、スタッフが🔒を押します。チャンネルがクローズ状態に変わって、ユーザーからは見えなくなります。

やり取りが終わったチャンネルは、設定で別のカテゴリに移動させることもできます。過去ログとして残しておきたいときは、専用のカテゴリを作っておきましょう。

BOTの導入~設定の流れを解説

公式サイトにログインしてサーバーを選択したら、以下の手順でBOTの導入と設定を進めていきます。

1. Panel Configsメニューから新規パネルを作成する

公式サイトの左にあるメニューから「Panel Configs」を選択。表示されたページから「Create Panel」を選択します。

パネル作成画面が表示されるので、「問い合わせフォームの名前」「サポートに対応する役職(ロール)」「フォームを設置するチャンネル」を設定します。

サポートに対応する役職は、新規で作ってもいいですが、「管理者」などの役職があるならそれを使ってしまってもOKです

Create Panel」を押すと、選択したチャンネルに問い合わせフォームが設置されます。

この時点では、フォームの名前以外はすべて英語で表示されています

2. 作成したパネルの設定画面を開く

フォームの設置が完了したら、公式サイトの「Panel Configs」から、作成したパネルの「Setting」を選択して、設定画面を開きます。

設定画面にある各項目の内容は、以下のとおり。

この中で設定を変更する項目は、赤文字になっている①②④⑥⑦⑧の6つ。それ以外は初期設定のままで問題ありません。

では、各項目を順番に設定していきましょう。

3. 「Ticket Limit」からチケットの上限枚数を変更する

①General Options」にある「Ticket Limit」の項目で、各ユーザーがチケットを同時に発行できる枚数を変更できます。

最初は1枚になっているので、必要に応じて枚数を変更しておきましょう。チャンネルをクローズしたらチケットは戻ってくるので、1枚のままでもそこまで問題はありません。

ここに設定した枚数分だけ、同じユーザーが複数の問い合わせを同時に送れるようになります

4. チケットを作成するカテゴリを設定

②Category Options」で、「チケットを作成するカテゴリ」と「クローズ時にチケットを移動させるカテゴリ」を設定します。

カテゴリを設定しない場合は、問い合わせフォームを設置したチャンネルと同じカテゴリにチケットが作成されます

5. チケット作成時に通知するチャンネルを設定

④Logging Options」にある「Logging Channel」から、チケット作成時に通知するチャンネルを設定します。

必須ではないですが、チャンネル一覧の上のほうに「通知専用のチャンネル」を作っておくと、問い合わせがきたときに気づきやすいのでおすすめです。

クローズ時の通知はそこまで重要じゃないので、OFFに切り替えてもOK

6. 作成したチケットのテキストを変更

⑥Ticket Options」の「Edit Ticket Message」から、作成したチケットのテキストを変更します。

デフォルトではEmbed(埋め込みテキスト)のみが入力されています

Embedはメンションを使えないので注意。チケットを作成した人にメンションを付けたい場合は、「埋め込みの上に表示されるテキスト」のほうに{user}と入力しましょう。

例文(埋め込み外)
{user} さん専用窓口です。
他のメンバーの方には表示されていません。

例文(埋め込み)
お問い合わせありがとうございます。
こちらのチャットにて、お問い合わせ内容の記載をお願いします。

7. チケット作成画面のテキストを変更

⑦Panel Options」の「Edit Panel Message」から、チケット作成画面のテキストを変更します。

「(character limit while free)Embed Text」の項目で変更できます

例文
お問い合わせがある方は、📩を押してチケットを発行してください。
同じカテゴリに「ticket-◯◯」という専用のチャンネルが作成されるので、そちらでお問い合わせ内容の記載をお願いします。

8. チケットをクローズ時のテキストを変更

⑧Moderator Options」の「Edit Moderator Message」から、チケットをクローズしたときのテキストを変更します。

「(character limit while free)Embed Text」の項目で変更できます

例文
📑 内容を保存する
🔓 チケットをオープンに戻す
⛔ チケットを削除する

これでひと通りの設定は完了です。あとは、実際に問い合わせフォームを使って、動作を確認してみましょう。